Datenschutzerklärung

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

Voylix ist eine Software für Reisebüros. Daraus ergeben sich zwei völlig verschiedene Rollen, und diese Erklärung betrifft nur die erste:

Wir als Verantwortliche. Für Ihren Besuch auf dieser Website, Ihre Anfrage über das Kontaktformular oder den Chat und für die Abwicklung eines Vertrags mit einem Reisebüro entscheiden wir über Zweck und Mittel der Verarbeitung. Dafür gilt diese Erklärung.

Wir als Auftragsverarbeiter. Was ein Reisebüro in Voylix über seine Kundinnen und Kunden speichert — Rechnungen, Reisedaten, WhatsApp-Nachrichten —, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung dieses Reisebüros. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Reisebüro; Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wenn Sie Kundin oder Kunde eines Reisebüros sind, richten Sie Auskunfts- und Löschanfragen bitte an dieses Reisebüro.

Beim Aufruf dieser Website übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten, die unser Hosting-Anbieter in Protokolldateien speichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer und Browser-Kennung (User-Agent).

Diese Daten sind erforderlich, um die Seite auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Noch einzutragen: Name und Anschrift des Hosting-Anbieters sowie der Standort des Rechenzentrums. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken, bindet keine Analysedienste ein und erstellt keine Nutzungsprofile. Ein Cookie-Banner brauchen wir deshalb nicht.

Die verwendeten Schriftarten (Inter, Space Grotesk) werden bereits beim Erstellen der Seite heruntergeladen und von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Besuch der Seite entsteht keine Verbindung zu Google.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie Sprache und Herkunft der Anfrage. Zusätzlich speichern wir zur Abwehr von automatisiertem Missbrauch Ihre IP-Adresse und die Browser-Kennung.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Der Chat beantwortet Fragen zu Voylix mit Hilfe eines Sprachmodells. Ihre Eingaben werden dafür an OpenAI Ireland Ltd. übermittelt und dort verarbeitet.

Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten Dritter und keine vertraulichen Angaben ein — für Ihre Anfrage genügt eine allgemeine Beschreibung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer unmittelbaren Beantwortung von Produktfragen).

Für die Nutzung von Voylix legen wir für die Mitarbeitenden des Reisebüros ein Konto an: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zeitpunkt der Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash (PBKDF2-HMAC-SHA256 mit 210.000 Durchläufen und individuellem Salt). Im Klartext sind sie auch für uns nicht lesbar.

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt und führen vorübergehend zu einer Sperre des betroffenen Kontos. Das dient allein der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Lädt ein Reisebüro eine Reiseunterlage hoch (Flugticket, Hotelbestätigung, Pauschalreiseunterlage), wird das Dokument zur Auswertung an OpenAI Ireland Ltd. übermittelt und in strukturierte Rechnungsdaten überführt.

In solchen Unterlagen stehen in der Regel Name, Buchungsnummer, Reisedaten und häufig das Geburtsdatum der reisenden Person. Für diese Verarbeitung ist das Reisebüro verantwortlich; wir handeln in seinem Auftrag. Reisebüros sind gehalten, ihre Kundinnen und Kunden hierüber in der eigenen Datenschutzerklärung zu informieren.

Wir nutzen die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Inhalte aus API-Aufrufen werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training der Modelle verwendet.

Reisebüros können mit Voylix Kundenanfragen über WhatsApp bearbeiten. Die Nachrichten laufen über die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Ltd. Verarbeitet werden Telefonnummer, WhatsApp-Profilname, Nachrichteninhalte, Anhänge und Zeitstempel.

Auch hier ist das Reisebüro Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Anhänge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Auf Verlangen einer betroffenen Person kann das Reisebüro einen Kontakt vollständig anonymisieren.

System-E-Mails — etwa Rechnungen, Vertragsunterlagen oder das Zurücksetzen eines Passworts — versenden wir über Resend, Inc. Übermittelt werden dabei die E-Mail-Adresse, der Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Abrechnung verarbeiten wir Firmierung, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechpartner sowie — beim SEPA-Lastschriftverfahren — Kontoinhaber und IBAN. Die Bankdaten werden ausschließlich für die Erstellung der SEPA-Datei an unsere Bank verwendet und an keinen der oben genannten Dienstleister übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.

Sie haben uns gegenüber das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Eine formlose E-Mail an sales@voylix.de genügt. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa weil eine Funktion hinzukommt oder ein Dienstleister wechselt. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt den Stand.